Politique sur la protection des renseignements personnels

Dionne Schulze est régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1, qui réglemente la manière dont les organisations du secteur privé du Québec collectent, utilisent, conservent, sécurisent et communiquent les renseignements personnels.

Notre cabinet reconnaît l’importance de la vie privée et le caractère sensible des renseignements personnels que nous recevons dans le cadre de notre pratique juridique. Celle-ci étant régie par le Code des professions, RLRQ, c. C -26, nous reconnaissons notre obligation professionnelle de préserver la confidentialité des informations de l’ensemble de nos client·es (personnes physiques ou organisations).

Cette politique s’applique aux renseignements collectés au travers de notre site Internet, www.dionneschulze.ca, et lors des échanges entre l’avocat·e et son/sa client·e.

Les « renseignements personnels » sont toutes les informations concernant une personne qui permettent de l’identifier. Ceci inclut, entre autres, votre nom et prénom, adresse, adresse courriel, numéro de téléphone, et renseignements bancaires.

Dépendamment des circonstances, nous pouvons être amené à collecter, utiliser, communiquer et conserver certaines des informations suivantes vous concernant :

-Des renseignements d’identité tels qu’un nom, prénom, date de naissance, NAS, coordonnées de l’organisation ou du conseil de bande, numéro d’inscription au registre des entreprises du Québec ou de Corporation Canada, la nature des activités.

-Des coordonnées de contact telles que des coordonnées, une adresse courriel, un numéro de téléphone.

-Des renseignements relatifs à la facturation tels qu’une adresse de facturation, des données de paiement ou des informations relatives aux comptes bancaires.

-Des renseignements relatifs au recrutement tels qu’un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des renseignements relatifs à votre dossier judiciaire si justifié par la nature de l’emploi et à votre dossier de membre inscrit au Tableau de l’Ordre, lors des vérifications à l’embauche, lorsque requis, ainsi que tout renseignement pertinent pour un recrutement potentiel.

-Des données d’identification telles qu’une copie d’un permis de conduire, passeport ou facture d’un service public.

-Des informations sensibles telles que votre dossier médical, votre dossier carcéral.

-Des renseignements relatifs à des services juridiques que nous vous avons rendus.

Selon l’objet de notre mandat juridique, nous pouvons être amenés à collecter, utiliser, communiquer et conserver d’autres renseignements personnels vous concernant.

Nous pouvons également communiquer à des tiers les informations nécessaires pour mener à bien notre mandat. Pour en savoir plus, lisez l’article 6.

• Si vous êtes un·e mineur·e de moins de 14 ans

Nous ne collectons, n’utilisons, ne communiquons et ne conservons pas sciemment de renseignements auprès de mineur·es de moins de 14 ans, à moins d’avoir obtenu le consentement d’un parent ou d’un tuteur, sauf lorsque cette collecte est manifestement au bénéfice du mineur. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels de mineur·es de moins de 14 ans sans vérification du consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos serveurs.

• Si vous êtes un·e utilisateur·trice de notre site Internet

En tant que simples utilisateur·trices de notre site Internet, nous collectons l’adresse de votre protocole Internet (IP). L’adresse IP des utilisateur·trices est enregistrée automatiquement. À elle seule, une adresse IP ne peut révéler l’identité d’une personne. Cependant, dans certaines circonstances, il est possible de l’utiliser pour identifier l’utilisateur·trice d’un site. Pour cette raison, l’adresse IP peut être considérée comme un renseignement personnel, surtout lorsqu’elle est accompagnée d’autres données qui sont recueillies automatiquement lorsqu’un·e utilisateur·trice accède à une page Web (par l’entreprise de fichiers témoins aussi appelés « cookies »). Ce renseignement peut inclure le nom de la page que vous consultez ainsi que la date et l’heure à laquelle vous l’avez consultée.

À moins d’avis contraire, nous ne collectons, n’utilisons, ne communiquons et ne conservons pas automatiquement de renseignements précis à votre sujet.

• Si vous êtes un·e utilisateur·trice de nos formulaires en ligne

Les formulaires sur notre site Internet peuvent vous aider à communiquer avec nous dans le cadre d’une action collective et vous permettre de vous inscrire sur notre liste de diffusion pour être tenu au courant des mises à jour de l’affaire. Nous ne demandons que les renseignements dont nous avons besoin pour répondre à votre demande.

Nous collectons, utilisons, divulguons et conservons vos renseignements personnels afin notamment de:

-Gérer vos demandes d’information liées à nos activités;

-Évaluer et administrer les demandes de candidature;

-Gérer le paiement des honoraires et débours;

-Pouvoir prodiguer des conseils juridiques, nous devons avoir accès à tous les faits et informations pertinents. Ces informations comprennent nécessairement des renseignements personnels sur nos client·es et peuvent inclure des renseignements sur des personnes autres que nos client·es;

-Permettre la bonne exécution de notre mandat, nous pouvons être amenés à recueillir et divulguer à des tiers les documents nécessaires pour mener à bien notre mandat (tels qu’une pièce d’identité, un avis d’imposition, etc.).

-Pour permettre de prouver des faits allégués dans le cadre de nos mandats;

-Pour mettre en relation des client·es ou des client·es potentiel·les avec des personnes-ressources pour des faits liés à nos mandats.

Nous prenons des mesures pour nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet sont adéquats, pertinents, non excessifs et utilisés à des fins limitées.

Le cabinet n’utilisera des renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été collectés ou pour une utilisation conforme à cette fin, à moins qu’un consentement pour une autre utilisation ait été obtenu ou autorisé par la loi.

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels pour nous conformer à toute ordonnance du tribunal, loi ou procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables.

Pour mener à bien notre mandat juridique, nous pouvons être amenés à communiquer vos renseignements personnels à des tiers, notamment nos fournisseurs de services dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces tiers aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions.

Vos renseignements personnels sont présentement hébergés sur des serveurs sécurisés pouvant être situés à l’extérieur du Québec, aux États-Unis.

Il est également possible que nous partagions vos renseignements personnels avec des tiers situés en dehors du Québec (par exemple, des avocats canadiens situés en dehors du Québec qui agissent pour nous en qualité d’agent), dans le cadre de l’exécution de notre mandat.

Vous consentez au transfert de vos renseignements dans ces juridictions, où les règles de protection des données peuvent être différentes de celles du Québec.

La sécurité de vos renseignements personnels est très importante pour nous. Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés.

Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Les personnes qui travaillent pour le cabinet Dionne Schulze ou en son nom doivent :

-Fournir des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels;

-Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’ils travaillent dans des locaux autres que les bureaux de Dionne Schulze.

Lorsque vos renseignements personnels sont ainsi transférés à l’extérieur du Québec, nous prenons les moyens raisonnables pour nous assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en conformité avec la présente politique et avec les lois applicables, notamment par le biais d’engagements contractuels.

Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de stockage n’est sûre à 100 % ni à l’abri d’une erreur. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée, veuillez nous contacter immédiatement en utilisant les coordonnées fournies à l’article 16. Si nous avons connaissance d’une brèche de sécurité touchant vos renseignements personnels, nous vous en informerons et nous aviserons aussi les autorités compétentes dès que possible, conformément aux lois.

Sur notre site Internet, nous proposons des liens vers des sites Internet tiers ou des réseaux sociaux. Ces sites tiers ont des politiques de confidentialité distinctes et indépendantes. Nous n’assumons aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites liés. Nous ne contrôlons pas ces sites tiers et nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez.

Sauf autorisation ou exigence des lois ou de la réglementation applicable, nous ne conserverons vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles nous les avons collectées, y compris aux fins de satisfaire aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales et réglementaires appropriées. Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos renseignements personnels afin qu’ils ne puissent plus être associés à vous.

Nous avons un système de classification des dossiers qui établit des périodes de conservation spécifiques pour différents types d’informations sous la garde et le contrôle de Dionne Schulze. Ces calendriers seront révisés périodiquement pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas conservés plus longtemps que nécessaire pour servir l’objectif initial.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus requis, nous les éliminerons de façon sécuritaire.

Si vous souhaitez examiner ou vérifier vos renseignements personnels, veuillez suivre la procédure décrite à l’article 16.

Les lois applicables peuvent nous autoriser ou nous obliger à refuser de vous donner accès à tout ou partie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou nous pouvons avoir détruit, effacé ou rendu vos renseignements personnels anonymes.

Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous informerons des raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire.

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos renseignements personnels changent. Selon les lois, vous avez le droit de demander l’accès et de corriger les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Si vous souhaitez corriger les renseignements personnels que vous nous avez fournis, veuillez suivre la procédure décrite à l’article 16.

Nous ne pouvons pas accepter une demande de modification de renseignement si nous pensons que la modification enfreindrait une loi ou une exigence légale ou entraînerait des renseignements incorrects.

Nous considérons que votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels sera valablement fourni :

-S’il est donné expressément par votre acquiescement écrit ou oral;

-Si vous fournissez volontairement des renseignements personnels dans un but évident (notamment nos mandats, et les formulaires présents sur notre site Internet);

-Si vous ne vous opposez pas à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels par le cabinet dans un délai raisonnable après que nous vous ayons clairement informé, incluant par l’entremise de la présente politique, de notre intention de le faire et des fins poursuivies.

Lorsque vous avez donné votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, vous pouvez retirer votre consentement dans certaines circonstances.

Pour retirer votre consentement, le cas échéant, contactez-nous à priv@dionneschulze.ca.

Veuillez noter que si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir un service particulier. Nous vous expliquerons alors l’impact du retrait de votre consentement pour vous aider dans votre décision.

Si nous décidons de modifier notre politique de protection des renseignements personnels, nous publierons ces modifications sur cette page.

Nous avons mis en place des procédures pour recevoir et répondre aux demandes concernant notre traitement des renseignements personnels, notre conformité à cette politique et aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Pour toute question ou demande concernant notre politique de protection des renseignements personnels et nos pratiques de confidentialité, veuillez nous écrire à :

Dionne Schulze

Julie Gay

Responsable de la protection des renseignements personnels

502-507 Place d’Armes

Montréal, Québec H2Y 2W8

Courriel : priv@dionneschulze.ca

La demande doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour permettre au Responsable des renseignements personnels de traiter votre demande. Nous nous engageons à accuser réception de votre demande dans un délai de 30 jours et à y apporter une réponse dans un délai raisonnable suivant cet accusé réception.

Lors du traitement de votre demande, nous pouvons être amenés à vous demander des renseignements spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité ainsi que votre droit d’accès, et pour vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.